“Yönetim organizasyonlarının(Örgütlerin) de tıpkı toplumlar gibi kendilerine özgü davranış kalıpları, inançları , değerleri vardır. Bu değerler toplamı olan örgüt kültürü, örgütlere bir kişilik verir ve yönetim tarzını belirler.“
En kısa ifade ile Yöneticilik "başkalarına isteyerek bir şeyler yaptırma sanatıdır" . Bir işletmede organizasyon şartlarını yerine getiren herkes yönetici olabilir, ancak herkes iyi bir yönetici olamaz. İyi bir yönetici olmak, başarılı bir yöneltme süreci ortaya koymakla mümkündür. Yöneltme işlevi ile yönetici; iletişim, liderlik, motivasyon gibi araçlar vasıtasıyla çalışanlarla fiilen karşı karşıya gelir, onları yönlendirir ve hedeflere ulaşmasına çalışır.
Örgütlenme (Organizasyon) ise, amaçlara ulaşmak için yapılacak işlerin belirlenmesi ve gruplandırılması; işleri yapacak personelin yetki ve sorumluklarının belirlenmesi; faaliyetlerin etkinliği için gerekli fiziki ortamın hazırlanması çabalarının tümüdür. Diğer bir ifade ile Organizasyon, işletmenin amacına ulaşabilmesi için ihtiyaç duyduğu maddi ve insan kaynakları ile donatılması ve bu kaynakları en verimli ve etkin şekilde çalıştırılacakları kısım veya bölümlere yerleştirilmesi faaliyetidir. Bu anlamda organizasyon, işletmenin amaçlarına ulaşabilmesi için hangi işlevleri yapması gerektiğine ve bu işlevleri yapacak kısımların birbirleriyle ahenkli çalışacak şekilde oluşturulmasına bu organlarda çalıştırılmak üzere gerekli olan insan kaynakları ve maddi sermaye unsurlarının tedariki ve uyumlu hale getirilmesine ilişkin süreçlerden oluşmaktadır.
Yönetim ve yöneticiden söz edilebilmesi için mutlaka emrinde çalışan ve otoritesini kabullenen bir insanın bulunması gerekmektedir. Nerede bir yönetim varsa, orada organizasyon da var ve bunun tersi olarak nerede bir organizasyon varsa orada yönetim de vardır. Yönetim ve organizasyon etle tırnak gibi birbirinden ayrılamaz.
Günümüzün modern yönetim anlayışında ise yönetici sorun çözen ve karar veren kişi olarak tanımlanır. Karar vermeden önce, ilgili kaynaklardan bilgi alır, astları ile müzakere eder ve en uygun kararı vermeye gayret eder.
İşletmelerin bulunduğu ortamda sürekli bir gelişim vardır burada önemli olan nokta, yöneticinin çevrede olan, birçok değişiklikleri zamanında görüp, hemen gerekli hazırlıkları yaparak işletmelerin amaçlarına uygun ve doğru kararlar alabilmeleridir.
Üst düzey yöneticilerin çalışmaları tüm örgüt yani organizasyonel yapı düzeniyle ilgili olup, ekonomik sistem için de işletmenin amaçlarını en iyi şekilde gerçekleştirmeye yöneliktir. Üst yönetim işletmenin etkili bir stratejisini hazırlar ve stratejik yönetimi bir felsefe olarak benimser.
İşletme yönetimi, işletmeyi belirlenen amaçlarına ulaştırmak için tüm faaliyetleri planlamak, örgütlemek, yöneltmek, koordine etmek ve kontrol etme çabalarıdır. Modern yönetim anlayışında ise bu çabalar, en verimli şekilde kullanılmak amacıyla bir takım geliştirilmiş yönetim ilkeleri ile bir bütün olarak ele alınmaktadır. Modern yönetim kavramını, diğer yönetim kavramlarından kesin çizgilerle ayırmak mümkün değildir. Klâsik yönetim ilke ve esaslarının günümüz şartlarında yeni ve değişik bir açıdan yorumu ile sentez yapılmakta ve sistem yaklaşımı ile kullanılmaktadır.
İçinde bulunduğumuz yüzyılda rekabetin giderek daha yoğun hale gelmesi, küreselleşme eğiliminin giderek yaygınlaşması işletmedeki örgütlerin ayakta kalmasını zorlaştırmaktadır. Özellikle yönetim, pazarlama, rekabet, teknoloji vb. alanlarda meydana gelen yeni yaklaşımlar ve gelişmeler, kurulacak organizasyonların klâsik metotların dışında bazı arayışlara girmelerini kaçınılmaz hale getirmiştir.
Yönetim –örgütlenme(Organizasyon) ilişkisi
Yönetim, çok boyutlu bir kavramdır. Yönetim, nasıl tanımlanırsa tanımlansın; en önemli unsuru, insan kaynakları yönüdür. İyi bir yönetimden söz edebilmek için mevcut insan kaynaklarının etkili bir şekilde kullanılması gerekir.
Geleceğin yöneticisi olabilmek, 21. yüzyılın gerektirdiği özelliklere sahip olmakla mümkün olabilir. Artık yöneticiler, karar veren, planlayan, organize eden, liderlik ve motive eden, değişim temsilcisi, izleyici ve kontrolör, bilgi yöneticisi, girişimci, etkin bir iletişimci, takım oyuncusu, teknoloji geliştiren ve problem çözücü bir kişiliğe sahip olmak zorundadırlar.
Örgütlerin (Organizasyon) tıpkı toplumlar gibi kendilerine özgü davranış kalıpları, inançları değerleri vardır. Bu değerler toplamına, örgüt kültürü denir. Bu kültür, örgütlere bir kişilik verir ve yönetim tarzını belirler. Sürekli değişme ve gelişmenin yaşandığı bu çağda, yüzeysel işler bile karmaşık hale gelirken; örgütler de sürekli olarak büyümekte ve karmaşıklaşmaktadır.
Yönetimdeki bütün organizasyonlar yani örgütler birer sosyal sistemdir. Dolayısıyla, dış çevreyle sürekli bir alışveriş içerisindedirler. Geleceğin yaşayan örgütleri ya da kurumları olabilmek için çevreyle olan bu alışveriş kaçınılmaz gözükmektedir. İşletmedeki örgütler, yapısal bütünlüklerini kurmak, korumak ve geliştirmek ve böylece güçlü olabilmek için sürekli değişen ve gelişen iç ve dış çevreye uyum sağlayacak birtakım değerler çerçevesinde çalışmak zorundadır.
Organizasyon (örgütlenme), ortak amaçlarla bir araya gelen insanların belirli bir düzen içinde bir hiyerarşiye bağlı olarak faaliyette bulundukları yapıdır. Yönetici, başkalarına iş yaptırmayı örgüt aracılığıyla gerçekleştirir. Örgüt olan yerde yönetim, yönetim olan yerde de örgüt var demiştik. Örgüt bir işletmenin statik, yönetim ise dinamik yönüdür. Örgütlenme, işletmedeki yapının oluşturulma sürecidir. Planda belirlenen amaçlara ve bunlara ulaşmak için belirtilen yollara uygun bir yapı kurmaktır. Amaca ulaşmak için belirlenen iş ve mevkilere eleman seçimi, çalışanlar ve görevler arası çalışma düzenlerinin belirlenmesi örgütleme faaliyeti kapsamındadır.
Örgüt kurulurken, önce işler teker teker belirlenir ve ayrıntılı bir şekilde tanımlanır. Bu tanımlanmış, bölümlendirilmiş ve basamaklandırılmış işlere uygun elemanlar temin edilir ve yerleştirilir (kadrolama).İşlerin görüleceği yer, araç ve yöntemlerin tespit edilmesiyle örgütleme tamamlanır.
Örgütleme, bir amacı gerçekleştirmek, işi yapacak bireyleri tespit etmek, üretim için gerekli araç-gereç ve yöntemleri belirlemek ve amaca ulaştıracak yapıyı kurma eylemlerinin tespit edilmesi gibi özellikleri taşıyan bir süreçtir. Örgütleme süreci, yönetimin unsurlarından birisi ve en önemlilerindendir. Uygulama açısından işletmeyi düzene sokmaktır.
Bu düzenlemede kimlerin hangi işleri, hangi yetki ve sorumlulukla yerine getireceklerini ve iş standartları belirlenir. Böylece, örgüt içerisinde iş bölümleri ve alt gruplar oluşur. Bu alt grupların kendi içerisinde bireysel ve bireyler arası herhangi bir çatışmaya neden olmaması için aynı kültürel değerlere sahip olan kişilerin aynı iş bölümü içerisinde çalışmalarına imkân verilmelidir. Örgütlenmede en önemli husus, önce standartlar ve sorumluluklar belirlenmeli sonra buna uygun insan kaynağı temin edilmelidir.
Planlaması yapılmış ve örgütlenme sürecini tamamlamış bir örgüt, artık harekete geçme aşamasına gelmiş demektir. Yönetimin başarısı, bilimsel verilere bağlı olduğu kadar yönetilen bireylerin kültürel özelliklerine uygun olmasına da bağlıdır. Yöneticiler, örgüt içerisindeki “bireyin kültürel değerlerini, toplumun genel kültürünü ve yönettiği örgütün kültürünü” çok iyi analiz edip, ona göre bir yönetim tarzı benimsemelidir.
Örgütleme(Organizasyon) ilkeleri
Amaç birliği: Örgütün kuruluş nedenidir. Bir bütün olarak organizasyonun her seviyesi açık seçik bir şekilde belirlenmiş amaçlara sahip olmalıdır. Bir örgütün var olmasının sebebi ortak amaçlarıdır.
İşbölümü ve uzmanlaşma: İşlerin çok küçük parçalara ayrılarak, her görevi bir kişinin sürekli olarak yapmasıdır. Her personel bilgi, yetenek ve tecrübelerine göre bir işe yerleştirilmeli, en iyi yapabileceği bir işte uzmanlaşmalıdır.
Kontrol alanı: Örgütte bir üst’e kaç sayıda ast bağlanacağıdır. Bir yönetici kontrol edebileceği kadar kişiden sorumlu olmalıdır.
Hiyerarşik yapı: Kontrol alanı ile yakından ilişkili olan bu faktör örgütün basık veya dikey olması ile sonuçlanmaktadır. Yetkinin merkezden derece derece dağılmasıdır.
Emir komuta birliği: Her ast yalnız bir üstten emir alır.
Sorumluluk: Yetkinin astlara devredilmesi sorumluluğu ortadan kaldırmaz.
Yetki ve sorumluluk denkliği: Bir personel sahip olduğu yetki kadar sorumlu olmalıdır.
Yetki devri (delegasyon): İşlerin yürütülebilmesi için yöneticiler yetkilerinin bir kısmını astlarına devretmelidirler.
İstisnalara göre yönetim: Rutin işler alt kademe yöneticilerince yürütülürken, stratejik ve genel karar ve işlemler üst kademe yöneticilerince yürütülür.
Açıklama: Her kademedeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık, basit ve anlaşılır biçimde belirlenmelidir. (Organizasyon el kitapları)
Bölümleşme: Belirli görevler bir araya getirilerek işler, belirli işler bir araya getirilerek mevkiler ve belirli pozisyonlar bir araya getirilerek bölümlerin oluşturulmasıdır.
Denge: Bölümler arasında kaynak kullanımında bir denge sağlanmalıdır.
Esneklik: Değişim ve gelişmelere karşı yeni duruma çabuk uyabilen bir yapı olmalıdır.
Reorganizasyon: Yetersizleşme, amaçlara ulaşamama, işlerin yürütülememesi vb. durumlarında örgütler yeniden düzenlenebilmelidir.
Kadrolama, örgütleme ile belirlenen işleri yapmak ve gerekli nitelik ve sayıda insan gücü temini için yapılan işlerin tümüdür. Kadrolama ile her iş için istenen personelin nitelikleri belirlenerek, iş için ne kadar personel gerekli olduğu kararlaştırılır. Böylece insan gücü ihtiyacı genel olarak saptanır.
Sonuç : Organizasyonda çalışanlarının ve yönetimin daha az zaman ve emek harcayarak, daha verimli ve etkin çalışabilmeleri ve kaliteli mal ve hizmet üretebilmeleri için en azından uyumlu çalışabilecekleri birtakım ortak değerlere ihtiyaç duyulmaktadır. İşte bu noktada örgüt kültürü, bir organizasyon için çok önemlidir. Bir örgütün üyelerince paylaşılan anahtar değerleri, inançları, anlayışları ve standartları ifade eden örgüt kültürü, örgüt yöneticisine örgüt hayatının gizli ve karmaşık yönlerini anlamasına yardımcı olduğu gibi; bu değerler aynı zamanda örgüte hem bir anlam kazandırmakta hem de en alt kademeden en üst kademeye kadar dinamik ve sosyal bir kurumun parçası olma imkânı vermektedir. Yönetimin başarısı, yönetim biçiminin bilimsel verilere bağlı olduğu kadar; yönetilen kişilerin ve örgütün kültürel özelliklerine de uygun olmasına bağlıdır.
İlhan TANRIYAR / Proje ve Yönetim Danışmanı
www.ilhantanriyar.com