“Yeniden yapılanmada; Süreçlerin sistemi kurulmadan ve uygulama dokümanları olmadan her kesin kendine göre atılım yapması mevcut düzenin devamından daha tehlikelidir. Yeniden yapılanma adım adım uygulanması gereken disiplinli ve düzenli bir faaliyettir.”
Geçen sayımızda kısaca yeniden yapılanmanın ne olduğu, nasıl olması gerektiği ve özelliklerinden bahsetmiştik. Yeniden yapılanmaya başlamadan önce üst yönetim tarafından, neden ihtiyaç duyuyoruz ve nasıl hazırlanacağız konularını iyi analiz ederek başlamak gerekir. Günümüzde ekonomik koşullar, ticari pazarlar, müşterilerin tercihleri, rekabet koşulları hızla değişirken, bu değişim bilinen organizasyonel yapı kurallarını da önemli ölçüde değiştirmiştir. Yeni şartlara ayak uydurabilmek, hayatta kalabilmek ve bunun yanında rekabet gücü elde edebilmek için işletmelerin de kendilerini baştan sona yenileme ihtiyacını ortaya çıkarmıştır. Yeniden Yapılanmanın yönetim alanında önemli bir kavram olarak yerini almasında; küreselleşme, bilgi teknolojisinde meydana gelen değişme ve gelişmeler ve bunların pazarlar, çalışanlar ve işletmeler üzerindeki etkileri önemli yer tutar. Bu gelişmeler ışığında şirketleri yeniden yapılanmaya götüren en belirgin nedenler aşağıdaki şekilde özetlenebilir:
Müşteriler daha fazla seçeneğe sahip olduklarından artık kendi ihtiyaçlarına göre tasarlanmış olan ürünleri talep etmektedirler. Bugün ''tüm müşteriler'' şeklinde bir kavram ortadan kalkmış olup, üreticinin/satıcının o anda karşı karşıya olduğu ve kendi zevk ve tercihlerini belirleme kapasitesine sahip bir müşteri kitlesi bulunmaktadır. Kitlesel pazarlar ise bazıları bir tek (büyük) müşteriyle sınırlanacak kadar küçük olan parçalara bölünmüş durumdadır. Dolayısıyla, kendi ihtiyaçlarına uygun ürünler, kendi çalışma saatlerine/üretim planlarına uygun teslimat programları ve kendilerine uygun ödeme koşulları talep eden müşterilerin oranı her geçen gün artmaktadır.
Yeni ürün geliştirme süresi kısalmıştır ve giderek daha da kısalmaktadır. Dolayısıyla günümüzde şirketler çok hızlı hareket etmek ve yeniliğin ardında değil önünde olmak zorundadırlar.
Rekabetin artması, diğer önemli bir etken olarak karşımıza çıkmaktadır. Aynı işi yapan rakip örgütlerin çoğalması, tüm pazarların yapısını değiştirerek, benzer ürünlerin ayrı pazarlarda tamamen farklı rekabet boyutlarında sunulmasına neden olmaktadır. Bu çerçevede, bir pazarda fiyat, birinde seçenekler, diğerinde kalite ve bir başkasında satış öncesi/satış sırasındaki/satış sonrası hizmetler önem kazanmaktadır. Öte yandan küreselleşmenin etkisiyle, rekabet gücü yüksek bir küresel örgüt, yaptığı yeniliklerle dünyanın her yerinde rekabet eşiğini yükseltebilmektedir.
Yeniden yapılanma öncesinde üst yönetim tarafından kuvvet kazanılması ve gelişmesi gereken süreçler iyi tespit edilmelidir. Şimdiki ve gelecekte olabilecek müşteri beklentileri göz önünde tutularak, süreçlerin nasıl uygulanması gerektiğinin dokümanları, yöntemleri hazırlanmalıdır. Bütün dokümanter yapıda ve kalite sistemi omurgasında eskiler revize edilmeli veya süreçlere göre yeniden hazırlanmalıdır. İşletmelerde yeniden yapılanma süreçlerinin sistemi kurulmadan ve uygulama dokümanları olmadan her kesin kendine göre atılım yapması mevcut düzenin devamından daha tehlikelidir. Yeniden yapılanma adım adım yapılması gereken disiplinli bir faaliyettir.
Yeniden yapılanma için işletmenin her kademesinden görüş ve teklifler alınarak bir proje grubu, ekibi oluşturulmalı. Bu süreçte uzman İnsan Kaynakları yöneticisinin önemli bir rolü vardır. Gelecek yazımızda bu konu üzerinde duracağız. Mevcut organizasyonun ve kadronun gelişmeye ayak uyduramayan noktalar tespit ederek reorganizasyon süreçlerini hazırlayarak üst yönetimle sürekli paylaşmalı. Her uzlaşılan konu diğer birimlere deklere ve ikna edilmelidir. Bu süreçleri uygulayabilecek kadrolar kurulmaz ise gayretler boşa gidebilir. Dikkat etmek gerekir.
Bir Yeniden Yapılanma çalışmasının ilk aşaması, işletmenin bu yöndeki büyük değişime hazırlanması, olarak tanımlanabilir. Bu aşama, iki temel düşüncenin gerçekleşmesini sağlar:
Öncelikle üst yönetimin değişime hazırlanmasını ve değişimi benimsemesini sağlamak ve daha sonra işletmedeki diğer çalışanların ilgisini çekerek değişimi benimseyip katılmalarını sağlayacak ortamı sağlamak. Bu aşamanın, ilk adımı, işletmede Yeniden Yapılanma ihtiyacının fark edilmesidir. İşletmelerin organizasyonel yapı ve işleyişlerinde baştan aşağı bir değişim zinciri olarak ifade edilebilen bu uygulamaya geçilmesine karar vermeden önce, böylesine köklü bir değişime gerçekten ihtiyaç olup olmadığının ortaya konulması zorunludur.
Tüm iş süreçlerinin sıfırdan başlayarak yeniden düşünülmesi ve köklü bir yeniden tasarlama işinin başlatılması, hayata geçirilmesi ve sürdürülmesi için, İşletmenin üst düzey yöneticilerinin uzlaşma içinde olması ve destek vermesi gerekir.
İşletmelerdeki çalışanları böylesine büyük bir değişimi kabullenmeye ikna etmek gerekir. Dolayısıyla üst yönetim tarafından alınan geçiş kararı, orta kademe yöneticilerden başlayarak tüm çalışanlara aktarılmalıdır.
Yeniden yapılanmanın aşamalarını şu şekilde sıralayabiliriz;
a. Yeniden Yapılanma projesinin planlamasından başlayarak, süreçlerin yeniden tasarımı ve projenin uygulamaya konulmasını içine alan dönemde, yeniden yapılanmaya özgü organizasyonel birimlerin oluşturulması gerekir.
b. Yeniden Yapılanma çalışmalarının başarılı bir biçimde yürütülebilmesi için, planlama ve tasarımın dışında, sürekli eğitim ve yetiştirme faaliyetleri gerçekleştirilmelidir. Bu faaliyetler, planlama aşamasından başlayarak hatta ilk etapta işletmenin bütün birimlerine yeniden yapılanmaya geçileceğinin iletilmesi ve bu değişimin benimsetilmesi sürecinden itibaren uygulamaya geçiş ve sonrasında uzanan başarının en önemli unsurudur.
c. Yeniden yapılanmanın önemli aşamalarından biriside, süreçlerin yeniden tasarlanması ya da ''süreç yenileme'' olarak bilinen aşamadır. Süreç yeniden tasarımı, piyasa koşullarına uyabilme ve daha iyi hizmet sunarak müşteri memnuniyetini sağlamak amacıyla, tüm iş yapma usul ve süreçlerinin köklü bir şekilde analiz edilerek yeniden yapılanmasını konu edinmektedir.
d. Yeniden yapılanma öncesinde kritik önem taşıyan süreçlerin benimsenmesidir. Burada süreç ekibi, müşterilerin ihtiyaçları ve beklentilerini düzenli olarak karşılayan birkaç önemli süreci kapsar. Bu süreçler, hem iç hem de dış müşterilerinin ihtiyaçlarına cevap veren; zaman içinde büyük değişiklikler göstermeyen ve doğrudan doğuya organizasyonun temel işlevlerine bağlı süreçler olmalıdır. Hiçbir işletmede tüm kritik süreçler aynı anda yeniden yapılandırılamaz. Dolayısıyla, proje ekibinin süreçleri değerlemeye tabi tutması ve bunun sonucunda bir öncelik sırası yaparak ilk etapta yeniden tasarıma konu olacak süreçleri belirlemesi gerekir.
e. Bir süreç ekibinin bir süreci anlamaya başlayacağı en iyi nokta, sürecin iç veya dış müşteri ucudur. Amaç, müşteri ihtiyaçlarını daha iyi karşılayan yeni bir süreç oluşturmak olduğuna göre, öncelikle bu ihtiyaçların neler olduğunun çok iyi anlaşılması gerekir.
Sonuç olarak, Pazarlama veya hizmet işletmelerinde, birimlere ait süreçlerde ve uygulamalarda ağırlık insan faktöründe olduğu için yeniden yapılanmaya ayak bağı olan atıl kapasite çok iyi analiz edilmeli. Duygusal davranılarak atalet yeniden yapılanma içersine taşınmamalıdır. Onarılamayan çok ciddi bir tehlike ve risk arzeder.Geriye dönüşüne ne düzen kalır nede motivasyon kalır. Yeniden yapılanma bir silkiniş harekatıdır. Hata kabul etmez. Maliyetler ve emekler boşa tüketilmemelidir.
İlhan TANRIYAR / Proje ve Yönetim Danışmanı
www.ilhantanriyar.com