“Sistemlerin temel amacı, işletme için faydalı olan bir çıktı üretmektir“
Bu konuya başlamadan önce sistem nedir onu bir tanıyalım. Geniş bir ifadeyle; işletmelerde kurulacak olan sistem bir veya daha fazla amaca yada sonuca ulaşmak üzere bir arada bulunan ve aralarında ilişkiler olan ve birlikte işletme içi organların (bölümlerin) oluşturduğu girdi ve çıktıları olan sınırları belirlenmiş bir bütündür. Nasıl ki, tüm canlılar (bitki, hayvan ve insan) ve her türlü makine, kendilerine has bir uyumluluk, belli bir düzen ve bütünlük içerisinde yaşamlarını sürdürmekte ve istenilen işlemleri yerine getirmektedir. Bu uyumluluk, düzen ve bütünlük aynı amaca ulaşmak için çaba gösteren parçaların, ilişkilerin ve eylemlerin oluşturduğu bir bütün içerisinde gerçekleşir. İşletmelerinde, canlılar gibi bu bütünün doğru çalışması, amacına veya amaçlarına ulaşması, yaşaması, gelişmesi için bütünü meydana getiren parça ve ilişkilerin ortak bir çevrede uyumlu bir biçimde çalışması gerekir. İşletmeler genellikle amac veya hedeflerine ulaşmak için ticari, yönetim, pazarlama ve üretim gibi sistemlerini kalite yönetim sistemi standartları ile bütünleştirmişler ve kurgulamışlardır. Sistemlerini, kontrol, takip ve geliştirmeleri için bilgi teknolojileri ve yazılım programları ile bütünü görme ve analiz yapma imkanlarını sağlamışlardır. Ancak bütün bunlar işletmelerde yazılım içerisinde, bilgisayar dosyalarında ve denetim platformlarında sadece kayıt için tutulursa, işletme organlarınca gelişmeleri esas olacak eyleme dönüşmediği müddetçe hiçbir faydasının olamayacağı aşikârdır. Sistem, kendisini meydana getiren bileşenlerden daha büyüktür ve farklı bir kavramı nitelendirmektedir. Sistem ancak bir bütün olarak ele alındığında tam olarak açıklanabilir. Sistemi meydana getiren parçalar bütün içinde olmaktan etkilenirler ve bütünden ayrıldıklarında değişirler. Bir sistemin temel amacı, işletme için faydalı olan bir çıktı üretmektir. İşletmelerin her türlü girdisi amaç ve hedeflerine uygun çıktı üretmiyorsa sistemleri gözden geçirmeli sistemlerini analiz etmelidir. Bazı durumlarda sistemin tek bir girdisi ve çıktısı olabilirken, bazı durumlarda ise sistemlerin çok sayıda girdisi ve çıktısı olabilir. Bu durumlarda girdiler çıktılara eşit olabileceği gibi, girdiler çıktılardan fazla veya az olabilir. Sistem analistleri, İşletmelerin görevlendirdiği sistem analistleri bilgi teknolojilerini kullanarak, iş problemlerini ve kurulmuş olan sisteminin amaçlarına ulaşıp ulaşmadığını çok iyi analiz etmelidir. İşletmenin kurmuş olduğu sistemin üzerinde küçük değişiklikler uygulayarak, sistemi kullanılabilir duruma getirmek için çalışmalıdır. Sistemi etkin şekilde kullanmak mümkün değil ise, sistemin yeniden planlanmasını sağlamak için sürekli analiz yapmalı. Bunun için işletmelerin sistem analistleri, kurulmuş olan veya üstünde çalıştığı sistemin alt ve üst sistemlerini de tanıyabilmelidir.. Sadece teknik bağlantıları değil, ticari, yönetim, üretim, pazarlama gibi bağlantıları da bilmelidir. En azından öğrenmeye çalışmalıdır. En önemli işlevi yazılımcılarla yazılımı talep eden işletme birimi/personeli arasında aracılık etmesidir. Bu sayede yazılımcı kendisinden istenen ve beklenen yazılımı ortaya koyabilmek için gerekli bilgi ve talebi sistem analisti sayesinde bilgi sahibi olur.
İşletmelerde kurulmuş olan sistemin tasarımını analiz ederken esas amaç, var olan sistemi ya da yapıyı günün veya ticarî ve teknolojik gelişmelerin ya da çevrenin şartlarına göre değiştirmektir. Bu amaç var olan bilgilerin sentezlenmesi ve işletmenin ticari faaliyetlerinin yeniden organize edilmesi olarak düşünülebilir. Yeni tasarım faaliyetleri ile değişimler meydana gelir. Bu değişimler oluşturulurken dikkat edilmesi gereken nokta, bir bütün içinde verimliliği sağlamak için etkili olacak her değişimi cesaretle uygulanmasıdır. Her sistem analizinde ana sistemin öğe ve işlevlerinin yeniden ele alınarak, ayrıntılı olarak tanımlanmalıdır. Uygulama sırasında sistemin işleyişinin izlenmesi gerekir. Sistemin izlenmesi, sistemin planlandığı biçimde işleyip işlemediğini belirlemek için yapılmak zorundadır. Uygulama sırasında ortaya çıkabilecek olan aksaklıklar hemen görülür ve anında düzeltilmeye gidilir. Böylece sistem kendi kendini düzenleyerek işleyişine devam eder. Uygulama sonunda daha önce belirlenmiş olan amaçlara ve ölçütlere dayalı olarak sistemin amaçlarını ne derece gerçekleştirmiş olduğu tespit edilir. Önemli olan bu yeni uygulama sonucunda sistemin amaçlarını gerçekleştirip gerçekleştirmediğidir? Bu nedenle değerlendirme süreklilik gösteren ve bir sistemin belirlenen amaçlarına ulaşma derecesini ölçen bir süreçtir. Bu süreç süresince "Sistem Amaçlarını Gerçekleştiriyor mu?" sorusuna cevap aranmalıdır. Eğer cevap "evet" ise, çözümlerin yeni sorunlar ortaya çıkarıp çıkarmadığı ve sistem işleyişinin etkinliğini gözlemek için tekrar analiz aşamasının baş tarafına dönülmelidir. Eğer cevap "hayır" ise, “neden?” sorusu sorulacaktır. Amacın neden gerçekleşmediği biliniyorsa hangi aşamada çözüm gerekiyorsa o aşamada gerekli önlemler alınmalıdır. Eğer amaçların neden gerçekleşmediği bilinmiyor ise tekrar başa dönüp analiz süreci tekrarlanacaktır. Ancak sorunların genel ifadelerden çok anlaşılabilir problemler biçiminde belirlenmesi gerekir. Eğer sistemin istenilen işleyişi hakkında açık seçik bilgiler varsa problemin bir "ihtiyaç değerlendirmesi" biçiminde ifade edilmesi çok daha uygun olacaktır.
İşletmelerde sistemin analizi sonucu ortaya çıkacak raporda çalışanın veya kullanıcının bütün ihtiyaçları, var olan sistemin durumu, verimliliğe etki edecek en uygun çözümün değerlendirilmesi ve var olan sistemin nasıl iyileştirilebileceğine dair öneriler yar almalıdır. Bu değişimin sonundan kârlılık ve verimliliğe olumsuz etkileyen her engel kaldırılmalıdır. Karar sürecinde böyle bir yaklaşımın izlenmesi yönetimin işletmedeki amaçlarının daha iyi bir biçimde gerçekleştirmesini ve sonuç olarak da daha etkin bir biçimde işleyen bir sistem geliştirmesini sağlayacaktır.
İlhan TANRIYAR / Proje ve Yönetim Danışmanı
www.ilhantanriyar.com