“İnsan kaynakları yönetiminin en önemli ve zorlu fonksiyonlarından biri de; çalışanların performansını ölçmek, değerlendirmek ve artırmak için gerekli sistemi kurarak yürütmektir.“
Şirketler için çalışan verimliliğini korumak ve artırmak hayati önem taşıyor. Otomasyona ne kadar geçersek geçelim, verimlilik düzeyi düşük personel ile hiçbir şey yapamıyoruz. Asistanından pazarlama ve satışçısına, kalite yöneticisinden üretim veya hizmet bölümlerine kadar tüm kadro bir zincirin halkaları gibi. Verimliliği en düşük halkanın düzeyini artırmaya çalışırken; verimliliği yüksek halkaların da düzeyini korumamız, hatta mümkünse artırmaya devam etmemiz gerekiyor. İ.Kaynakları yönetiminin en önemli ve zorlu fonksiyonlarından biri de; çalışan performansını ölçmek, değerlendirmek ve artırmak için gerekli sistemi kurarak yürütmektir. Çalışanların, dolayısıyla da şirketin genel verimliliğini artırmayı amaçladığımızda, bunu sadece bir iki motivasyonel aktivite, çalışma düzeninde değişiklik, ödül veya ücret artışı ile yapamayız. Bu tür uygulamalar tek başına yapılırsa, geçici olarak performansı artırsa da etkisi kısa süreli oluyor, bir süre sonra tekrar düşüyor. İnsan değişken bir varlık, her gün duyguları, saplantıları, hayal kırıklıkları, özel sorunları ile birlikte şirkete geliyor ve gidiyor. Zihninde ve bilinç altında onca değişken ile şirkete gelen çalışandan her gün aynı verimi almamız mümkün olmayabiliyor.
Verimliliği, performansı ölçebilmemiz lazım: Öncelikle verimin düşük olduğu kişileri ve/veya süreçleri ve nedenlerini tespit etmemiz gerekiyor. Verimlilik düzeyini ölçemezsek, nerede ne kadar verimsiz olduğumuzu nasıl tespit edeceğiz? Sübjektif yöntemlerle mi? Birkaç rakama ya da rapora bakarak mı? Ya da bol toplantı ve asılsız değerlendirmelerle mi? Günümüzde, çalışan verimliliğini ölçmek için yapılan çalışmalar, performans yönetim sistemi adı altında İ.Kaynakları bölümlerinin sorumluluğuna veriliyor. Çalışan verimliliğini artırmak için de, yine İK bölümlerinden öneri bekleniyor. Birçok parametreyi içeren bu kadar kapsamlı bir sistemi kurmak ve yönetmek, hem yönetime, hem de çalışanlara bu sistemi kabul ettirmek ve bunun sonuçlarına göre de verimliliği artıracak çözümler geliştirmek çok zor ve uzun bir süreç. Üstelik, “performans değerlendirme” adı altında başka firmalardan ya da internetten kopyalanan birkaç form ve prosedür ile bu sistemi kurduğunu düşünen İ.Kaynakları ve üst yöneticiler, daha sonra bu sistemin hiçbir işe yaramadığını düşünüyor ve bu önemli yönetim aracından tamamen uzaklaşıyorlar.
Peki nasıl yapabiliriz? Aslında bu sorunun gerçek muhatabı şirket yöneticileri. Çünkü değerlendirme alt yapısını oluşturacak kritik soruların cevapları ancak üst yönetim ile birlikte verilebilir. Yönetimin bu sistemden beklentilerine göre sorumluluk alacak olan İ.Kaynakları uzmanları, kalite sorumluları ve diğer uzmanlar, ancak bu cevapları aldıktan sonra sağlıklı bir sistem kuracak çalışmayı yapabilirler. Bireysel olarak neleri değerlendirmek istiyoruz? Neleri başarı olarak kabul edeceğiz? ve nasıl ödüllendirmek istiyoruz? Hedefler mi, yetkinlikler mi yoksa ikisi de mi değerlendirmeye alınacak? Performansı düşük çalışanlara nasıl bir yönlendirme yapmak istiyoruz? Yönetimin beklentileri nedir? Gibi pek çok konuda yönetimin “bakış açısı”nın biliniyor olması çok önemli.
Sadece süreçlere ya da sadece kişilere odaklanılmamalı: Bu nedenle, kurumda verimin düşük olduğu noktaları ve nedenlerini tespit etmemiz gerekir. Şirket verimliliği ölçebilmemiz için, öncelikle şirketin temel süreçlerini tanımlamış ve bu süreçlere bağlı doğru bir organizasyonel yapıyı oturtmuş olmalıyız. “Danışman sistemi kursun, biz ilgilenmeyelim” veya İ.K.cı kursun uygulasın, beğenirsek devam ederiz” gibi bir yaklaşım, konuya sağlıksız bir bakış açısı ile başlanmasına neden olacaktır. Unutulmasın, Formlar ve prosedürler sistemin başlangıcı değil sonucudur.
Şirket yöneticileri olarak hem kendi veriminizi hem de çalışanlarınızın verimini artırmak için bazı basit formüller şunlar olabilir:
1. Görev başına harcanan süreye limit koyun: Her bir görev başına, çalışanların ne kadar süre harcadığını takip edin ve bu süreyi limitleyin. İlk etapta çalışanlarınız bu değişime ayak uydurmakta zorlanabilirler; fakat bu limitlerin koyulması ve bunlara uyulması, çalışanların tüm dikkatlerini bu işe vermelerini sağlayacaktır.
2.İş zamanı sosyal medyadan uzaklaşın: Mesai saatleri içerisinde sosyal medya kullanımı birçok çalışanın dikkatini ciddi oranda dağıtmaktadır. Birçok şirket bunun önüne geçmek için, şirket içi internet ağında bu mecralara girişleri yasaklasa dahi bu sorunun önüne geçemeyebiliyor. Burada yapılması gereken, çalışanlara bu durumun neden önemli olduğunu ve sosyal mecraların kendi verimliliklerini nasıl düşürdüğünü anlatmak olmalıdır.
3.Gereksiz toplantıları hayır deyin: Özellikle kurumsal iş yerlerindeki toplantılar verimliliğin en büyük düşmanlarından biridir. Sabahtan akşama kadar farklı farklı toplantıların yapılması ve bu toplantıların uzun sürmesi, işlerin yürümemesine neden olur. Verimliliğin artabilmesi için bu toplantıların sayısının azaltılması ve gerekmedikçe bu toplantıların düzenlenmemesi gerekiyor.
4.Aynı anda birden fazla işe odaklanmayın: İşlerin yoğunluğu nedeniyle birden fazla işe yoğunlaşan çalışanlar, kafalarını tam anlamıyla toplayamadıkları için, daha kısa sürede yapılacak işleri, daha uzun sürelerde tamamlarlar.
5.Çok değil, akıllı çalışmayı teşvik edin: Birçok şirket yöneticisi uzun mesai saatlerini ve aralıksız çalışmayı desteklese de bu yöntem verimliliği artırmaz aksine, işlerin aksamasına neden olur.Çalışanlarınızın, planlı ve konsantre bir şekilde işlerine odaklanmalarını sağlayarak, işlerin vaktinde bitmesini sağlayacağınız gibi verimliliğin de artmasını sağlarsınız. Akıllı çalışmak, işleri planlayarak, belli zaman dilimlerine ayırmayı gerektirdiği için, çalışanları bu konuda yönlendirmek ve bilgilendirmek sizin göreviniz olacaktır.
6.Küçük hedefler koyun: İş yerindeki verimliliği artırabilmeniz için, çalışanlarınıza küçük hedefler koymalarını söyleyin. Ya da bu hedefleri yönetici olarak siz belirleyin. Haftalık hedefler belirlemek, çalışanlarınızın bu hedefleri tutturmak için daha kararlı bir şekilde çalışmalarını sağlayacaktır.
7.Düzenli molalar verin: Çalışanların belli aralıklarla molalar vermesi de gerekiyor. Sabah 9 akşam 6 mesai saatleri içersinde kimse aralıksız çalışacak güce, enerjiye ve sabıra sahip değildir.
8.Başarıları ödüllendirin: Çalışanlarınızın tutturduğu hedefleri veya diğer başarıları ödüllendirmek de iş yerindeki verimliliği artırır. Çalışanlar, yaptıkları işin karşılığını maddi ya da manevi bir şekilde aldıklarında işlerine olan bağları daha çok artacaktır.
İlhan TANRIYAR / Proje ve Yönetim Danışmanı
www.ilhantanriyar.com