“İşletmelerde bir işin verimli olarak sürebilmesi için, üst düzey yöneticilerden çalışanlara, tedarikçilerden yatırımcılara ve hatta müşterilere kadar iletişimin doğru ve iyi çizgilerle kurulmuş olması gerekir.”
Günümüzde kurumlar organik veya inorganik yapılarının kurumsallığını artık kurumsal iletişim süreçleri ile kuvvetlendirmektedir. Pazarlamalarını ve tanıtımlarını kurumsal iletişim süreçleri ile ileriye götürmekte, geliştirmekte ve satışlarını artırmaktadırlar. Kurumsal iletişim; Pazarlama planlamalarının ve uygulamalarının vazgeçilmez parçası olmuştur.
“Kurumsal İletişim” en yalın ifadeyle, kurumların kârlılığını, varlığını ve itibarını sürdürebilmesi için temel amaçlarını, hedeflerini ve değerlerini doğru yöntem ve teknikleri kullanarak ilgili çevrelere aktarabilmesidir. Sonuçta amaçlara ulaşmada stratejik bir yönetim aracı olarak kullanılmalıdır.
Bir işin verimli olarak sürebilmesi için, üst düzey yöneticilerden çalışanlara, tedarikçilerden yatırımcılara ve hatta müşterilere kadar iletişimin iyi çizgilerle kurulmuş olması gerekir. Değişim yönetiminde ve kurumsal yönetimde, kurumsal iletişim stratejileri çok önemli bir husustur.
Kurumsal iletişim, işletmenin amaç ve hedeflerine ulaşmasını sağlar. Kurumsal iletişimi her işletme yapıyor olduğu faaliyetinde, hizmetinde, pazarlamasında, üretimindeki süreçlerinde, bölüm ve elemanlar arasında bütünleşmede, bilgi akışında, motivasyonunda, ölçme ve değerlendirmesinde, eğitiminde, denetimlerinde ve hatta karar alma süreçlerinde etkin olarak kullanmalıdır.
Ayrıca hedef kitleyle etkileşim içersinde işletmelerin marka ve itibarını sürdürmek ve yükseltmek adına kendine has kuralları ile iletişimin dış çevreye yönetilmesini de sağlar.
Kurumsal iletişim, kurum kimliğine uygun gerek dış çevre ve gerekse iç çevre yaşam etkileşimlerinde her türlü bilgi ve enformasyon enstrümanlarını kullanarak işletme yönetimini bilgilendirir ve verimliliğine katma değer sağlar. Bu bilgi akışında esas olan işletmenin asıl hedeflerine odaklanmaktır.
Kurumsal iletişim iç ve dış faaliyet alanı olarak belirlediği çalışma sisteminde, kurum içinde tüm departmanları ile kurumun faaliyetlerini koordine ederek kurumsal felsefeye uygun şekilde bilgilendirir. İşletmelerde, İletişimin her yöne olması idealdir. Aslında örgüt şemalarına baktığınızda iletişimin hangi yöne doğru olduğu veya ağırlık kazandığı bölümler belli olur. Hangi yönde olursa olsun işletmenin, insanın merkezi sinir sistemine benzer bir iletişim sistemine sahip olması gerekir.
Aynı şekilde kurum dışında yapılan çalışmalarda kurumsal iletişim medya yoluyla kurumun icraatlarını hedef kitlelerle paylaşır. Tüm bu yaklaşımlardan yola çıkarsak kurumsal iletişimin tüm kurumların en önemli organik yapılardan birisi olduğunu görürüz.
Dolayısıyla organizasyonel yapıları kurgularken kurumsal iletişim departmanları iletişimdeki kurumsallığı vazgeçilmez kılmıştır. Bu iletişim ağını kurmayan ve kurumsallaştırmayan işletmeler kendini anlatmakta, hedef kitlelere ulaşmakta konuya önem veren işletmelerin gerisinde kalacağı aşikardır.
Bu yapılanmayı başaramayan işletmeler ne yazık ki geleceğin dünyasında varlıklarını sürdüremeyecekler. O nedenle iletişimde kurumsallık çağımızın olmazsa olmazlarındandır ve bu kurumsallık ancak sağlam bir kurumsal iletişim departmanından ve o departmanın kuruma katacağı iletişim kültüründen geçmektedir. Bu iletişim kültürü her işletmenin kendi değerleri, misyonu, amaçları, doğru hedef kitlesi seçimi ile örtüşmelidir.
Hangi sektör olursa olsun kurumsal iletişimde ortak payda, hizmet veya üründe değil çalışanlar yani insan faktöründedir. Hedef kitlelere ulaşmayı, yatırımları, karlılık ve verimlilik için kurulacak sistemleri de yürütecek olan insandır. Kurumsal iletişiminin temelleri atılırken bu husus dikkate alınmalıdır.
Bu yüzden iş dünyasında kurumsal iletişimi kurum içi ve kurum dışı olarak iki başlık altında değerlendirmelidir. Her koşulda amaç, güven teşkil eden bir ilişkiler ağının oluşmasıdır.
Kurumsal iletişimin rolü ne kadardır
Kurumsal iletişimin rolü, bir kurumda üst yönetimin iletişim faaliyetleri ve markalaşmaya bakışı ile ilgilidir. Üst yönetim, marka varlığının kurum için en stratejik değerlerden biri olduğunu unutmamalı. Bundan sonra marka iletişimini kurumsal iletişim departmanına teslim edilmeli. Kurumsal İletişim Departmanı ise iletişim uzmanları tarafından oluşmalı ve yönetilmeli.
Kurumsal iletişimciler üst yönetime sadece marka hakkında alınacak stratejik kararlarda değil pazarlamasının ulaşabileceği hedef kitlelerde ve sektörel pazarlama planlamalarında da bilirkişi olarak hizmet vermektir. Marka yönetimi ve iletişimi, pazarlama planlamasındaki hedef kitlelere ulaşmadaki iletişim kriterleri teknik konulardır ve üst yönetim her ne kadar marka ve pazarlamanın yönetilmesinden sorumlu olsa da bu teknik konularda bilirkişilere ihtiyaç duyar. Bunlar ise iletişim uzmanlarıdır.
Kurumsal iletişimciler, üst yönetime verdikleri teknik desteğin yanı sıra iletişim operasyonlarını da tam anlamıyla üstlenen kişilerdir. Stratejik iletişim planlamaları ile pazarlama ve yönetim çalışmalarına destek, kurumsal iletişimin sorumluluğu altında yürütülmelidir.
Kurumsal iletişim departmanının yapacağı Stratejik İletişim Planı (SİP) ise kurumun iletişim faaliyetlerine yönelik yıllık bir plandır. Kurumun ne elde etmek istediğini ortaya çıkarır ve bunu nasıl başaracağını belirler. Kurumsal iletişimciler işletmenin hedef kitlesini sosyal paydaşı olarak görür. Sosyal paydaşla özdeşleşen her kuruluşa (Müşteri, Hissedar, Medya, Çalışan, Yatırımcı, İnsan Kaynakları, STK, Kamuoyu, vb.) işletmenin stratejik amaçları ve hedeflerine uygun olarak uzanır ve sürekli iletişim köprüsünü kurar.
Kurumsal iletişim bölümü özet olarak şu işleri yapar:
İşletme içi ve dış çevreye ait bilgi akışını sağlar, Kurum kimliğini oluşturur,Şirketin ve yöneticilerin itibarını yükseltir, Şirket aidiyetini artırır, Kriz yönetimi yapar, Kurumsal sosyal sorumlulukları projelendirir ve İ.Kaynakları ile birlikte çalışanların yeteneklerinin geliştirilmesi için eğitimler düzenler.
Sosyal medya süreçlerin yönetilmesi, kurum içi iletişimin yürütülmesi, kriz yönetimi gibi konularda kurumsal iletişim departmanı tam yetkili olmalıdır. İletişimin öne çıktığı konuların farklı departmanlara dağıtılmasında bu bölümün etkinliği olmazsa önemli problemler doğurabilir. Özetle bir kurumda iletişim faaliyetleri stratejik öneme sahip olduğu için uzman iletişimcilerden oluşan bir kurumsal iletişim departmanı tarafından yürütülmeli ve üst yönetimin işi bu yönüyle kolaylaştırılmalıdır.
Hiyerarşik Sistemin Önemi
Bir firmanın en iyi şekilde üretim yapabilmesi için, hiyerarşik sistemin eksiksiz bir şekilde bilgi alışverişinin şeffaflığı ile işlemesi şarttır.
Çalışanların motivasyonu, üretimin daha seri hale gelmesine neden olacağından, yönetim ile üretim arasındaki süreç ne kadar iyi bir iletişim ağından geçiyorsa, o kadar iyi bir etki elde edilir. Kurumsal iletişim, kadrosundaki kişilerin herhangi bir yanlış iletişimleri durumunda, hiyerarşik sistemin bozulmaması için güven tabanında birleşmesi gereken süreçtir. Aksi halde kurumsal yönlendirmelerde oluşacak negatif etkiler yanlış bir işleme sürecinden geçerek, itibar sarsıcı konuma gelebilir.
Kurumun kriz yönetimi ve diğer kurumsal yönetim süreçleri için de önemli olan iletişim konusunda sorumlularca yeterli eğitimin alınması ve sürecin profesyonel olarak yönetilmesi, başarılı sonuç oluşmasına yardımcı olacaktır.
Kurum içi İletişim
Kurum içi iletişimde gerekli olan şeffaflık, çalışanlarda ait olma duygusunun gelişmesi için çok önemlidir.
Bir kurumda temel olarak üretim veya hizmet olmazsa, işletme de olmaz ve varlığını sürdüremez. Kurumdaki en büyük amaç işletmenin varlığını devam ettirebilmesi olduğuna göre, bunun sağlanması üretimle, yani çalışanları ile gerçekleşir. Çalışanların kurumlarına bağlı bir şekilde çalışıp güven duyması, yönlendirilmelerini pozitif yönde etkileyerek, verimliliği arttırır. Üretimin artması da işletmenin hayatta kalabilmesinin en önemli şartıdır.
İşletmenin pazarlamadan sosyal medya ve hizmete kadar tüm kademelerde verimli çalışılması gerçekleşirse, kâr eden işletme hayatına başarılı bir şekilde devam eder.
Kurumlar Arası İletişim
Kurumsal iletişimin iç aşaması olduğu kadar dış aşaması olan kurumlar arası iletişim de aynı şekilde önemlidir. Kurumlar arasında iletişim sağlanması için son yıllarda bir çok şirket, kurumsal iletişim uzmanı kadrosu açmıştır.
Kurumsal iletişimin, kurumlar arası iletişim boyutunda da aynı ilkeler doğrultusunda tedarikçi ya da aracı kurumlar gibi sık çalışılan kurumlar ile olan iletişimde önemi büyüktür. Bu yüzden etkili bir iletişimin sağlanması için gerekli olan hiyerarşik düzene göre bir iletişim ağı oluşturulmalıdır.
Müşteriler ya da diğer kurumlar ile olan iletişimde kurumun şeffaflığı, güven verici bir izlenim oluşturması için gereklidir. Bu durumun sağlanması gerekli tüm ilişkiler ağının düzenli bir şekilde işlemesine neden olur.
Sonuç olarak; iletişim, işletmelerin can damarı olduğundan kurumsal iletişim kavramı ve departmanı olmazsa olmazlardandır. Kullanılmadığı takdirde faaliyetlerinde ve stratejik hedeflerine ulaşmada ciddi örgütsel etkinlik ve verimlilik sorunları ortaya çıkar. Kurumsal iletişimle sosyal medya ayrılmaz ikiz kardeş gibidirler. Eğer işletmenizin sosyal ağlarda boy göstermesini, projeler üretmesini, pazarınızın gelişmesi, kârlılığınızın ve verimliliğinizin artmasını istiyorsanız bu ikiz kardeşleri köreltmeyiniz hatta birbirinden ayırmayınız. Kurumsal iletişimi kurumsallığınız ölçüde benimsersiniz. Kurumsal olursanız kurumsallığınızın gereği olan her basamağı işgal eder karşılığını verirsiniz.
İlhan TANRIYAR / Proje ve Yönetim Danışmanı
www.ilhantanriyar.com