“Kadrolamada en önemli husus, görev yapacak insan kaynağının sayı ve nitelik olarak bugün ve gelecek için planlanmasıdır.”
Modern işletmelerde insan kaynağı en önemli ögedir. Makina ve ekipman yatırımı, mal ve hizmet üretimi için nasıl gerekli ise bunları çalıştıran insana yatırımda o kadar vazgeçilmezdir. İnsan kaynağının kalitesi gün geçtikçe önem kazanmaktadır. İşletmeler kârlarını artırmak için çok kaliteli insan kaynakları kullanmak zorundadır. Bunun yanı sıra ellerindeki kaynakları iyice inceleyip eleme yapmak ve kalanları en iyi şekilde eğitip yüksek verimli bir iş gücüne sahip olmak mecburiyetindedir. Yüksek gelirli insanların ihtiyaçları da gelir artışı oranında artacağına göre elenen insanlar bu ihtiyaçları karşılamak üzere kurulacak yeni iş yerlerinde mutlaka istihdam edileceklerdir.
Bu nedenle insan kaynağının planlanması, bulunması, seçilmesi ve yerleştirilmesi işletmeler açısından önem kazanır. Kadrolama işlevi bu konuları kapsamaktadır. Yani kadro oluşturma çabalarıdır. Kadrolamanın temelini insan kaynağı oluşturur.
İşletmeler için kadrolamada en önemli husus, görev yapacak insan kaynağının sayı ve nitelik olarak bugün ve gelecek için planlanmasıdır. Hangi rolde görev alacağıdır. İşletmelerde kurulacak olan örgütlerde, kendilerine özgü davranış kalıpları, inançları, değerleri vardır. Bu değerler toplamı olan örgüt kültürü, örgütlere bir kişilik verir ve yönetim tarzını belirler. Bu örgütlenmenin içinde istihdam edilecek insan kaynağı bu kültüre uygun seçilmeli, yerleştirilmeli ve eğitilmelidir. Rast gele veya sadece sayıca kadro kurmak yapılacak yanlışların en başta gelenidir.
İşletmelerde gider kalemlerinin içinde en çok personel giderleri olduğuna göre bünyelerine işe en uygun sayı ve nitelikte insanı istihdam etmek zorundalar.
Kadrolamadan her yönetici sorumlu olmakla beraber işletmenin büyüklüğüne göre değişkenlik gösterir. Öncelikle birim yöneticileri ilk sorumluluğu taşır. Her yönetici kendi birimindeki faaliyetlerden, bu faaliyetleri yerine getiren personelin niteliklerinden ve yeterliliklerinden, gelecekte biriminin yükleneceği iş hacminden ve hangi nitelikteki kişilerin bu birimde çalışması gerektiğinden birinci derecede haberdar olan kişidir.
İşletmeler iş hacmi, Pazar payı ve dolayısıyla personel sayısı açısından büyüdükçe kadrolama işlevi tüm birimler adına tek birim tarafından yürütülür. Belli bir büyüklüğe erişmiş işletmelerde, üst yönetime yakın,bağımsız bir insan kaynakları birimi oluşturulur.Grup şirketler ve veya holding kuruluşları için yöntem tercih edilebilir. Üst kademedeki bu birim, işletmedeki tüm birimler adına kadrolama çalışmalarını yürütür. Ancak İnsan kaynakları birimin çalışması, diğer yöneticilerin bu konuya karışmayacağı anlamına gelmez. İnsan kaynakları birimi ilgili birim yöneticilerin karar,görüş ve önerileri doğrultusunda bu çalışmaları yürütür.Özellikle son karar ilgili birim yöneticilerine aittir.
Kadrolama öncesinde işletmelerde amaç ve hedeflere göre örgütlenme yapıldığı düşüncesi ile hareket edersek yapılan örgüt yapısına uygun kadrolama yapılmasıda işin gereğidir. Örgütlemenin temelini teşkil eder. Yoksa amaç ve hedeflere ulaşmak mümkün olmaz. Kadrolamada öncelikle ulaşılacak hedeflere uygun görev ve iş standartları belirtildiği için bu konuda hata yapılmamalıdır. İşletmelerde bu standartlar ve görev beklentileri, iş tanımları belirtilmeden iş alımları sadece bireysel niteliklerine göre olmamalıdır. Müracaatlarda çok elit veya yıldız insan kaynağı ile karşılaşılabilirsiniz.Kullanma yeri ve gelecekte yapacağı iş ve görevler önemlidir.
Kadrolama genel olarak dört aşama ile sonuçlandırılır. Bunlar sırasıyla
a.İnsan Kaynakları planlaması (İş gücü arzı ve ihtiyaçları tespiti),
b.Personel bulma (İşe ve görevlere uygun nitelikte),
c. Personel seçme (Test ve mülakat kontroluna göre),
d.İşe yerleştirme (iş gücü,verimlilik hesabı yapılmış ve ihtiyaç olan bölüme) gibi süreçlerinin çok iyi değerlendirilmesi ve planlanması gerekir. Bu aşamaların eksik yapılması veya bunların dışında hareket etmek kadrolaşmanın hassasiyetini azaltır. İnsan kaynakları planlaması, kadrolama sürecinin önemli bir işlevidir. İnsan kaynakları yöneticisi bu planlamaları ve hesabını yapmadan işletme yöneticilerin kişisel istekleri doğrultusunda personel alımları ile kadrolaşma yaparsa bir gün aynı görevi birden fazla personelin yaptığı duruma gelebilir. Yine kadro ihtiyacı olmadan müracaat eden personelin niteliği iyi diye kadro içersinde yer bulmaya çalışılırsa ayrı bir yanlışlığın içersine düşülmüş olur. Eğer önceki personel temin ve seçim uygulamaları başarılı olmamışsa personel sağlamaya daha çok ve yeni kaynak ve yöntemlerle, zaman ayırmak gerekir.Önce yapılan yanlışlıklar devam etmemelidir.Yeni kadrolama ile kurulacak organizasyonlarda yeni insan kaynağı bu şekilde bilimsel olarak yapıldığı takdirde geleceğe doğru gelişme beklenir.Eski insan kaynağı işletme içersinde eğitim veya asimile ile yeni kadrolaşma içersine dahil edilmeye çalışılır.Üst yönetimin eski ve yeniyi çok iyi harmanlama yapması gerekir.Çözüm bulunacak şekilde yapabileceği görevlerde kullanmaları daha uygun olacağı kanaatindeyim.
Hızla büyüyen işletmeler, personel araştırma ve teminine daha fazla zaman ve para ayırmak zorunda kalırlar.
Herkesin bir iş dalında ustalaşması için işleri ayırma veya herkese belirli bir işi verme yani iş bölümü kadrolama öncesi yapılmalıdır. İşletmelerde iş bölümü uzmanlaşmayı, uzmanlaşma da verimliliği artırır. Dolayısıyla, her iş bölümü küçük parçalara ayrılarak her görevi bir kişinin sürekli olarak yapması ile bilgi, görüş ve becerisinin artması gibi uzmanlaşmış olması düşünülmektedir. Bu bakımdan, mevcut veya gelecekteki işleri, en iyi yapabilecekler tarafından insan kaynağının seçilmesi kadrolaşmada olumlu sonuçlar verecektir. Her işletmede, stratejik ve büyüme planlarına göre geleceğini düşünerek insan kaynağında önemli rol oynamasından dolayı uzmanlaşmaya bir ölçüde ihtiyaç da vardır. Burada gerçekleştirilmesi uygun olan durum, organizasyonun ve kadrolaşmanın içinde dengeli bir uzmanlaşma derecesine ulaşılmasıdır.
İşletmenin başarısı hizmet fonksiyonunun çok iyi olması ile birlikte, müşterilerinin de o işletmeden beklentilerinin ne ölçüde karşılandığına bağlıdır. Bu da bir bakıma verilen hizmetten ne kadar memnun olduğunun ölçüsüdür. Dolayısıyla memnuniyeti sağlayacak olan insan kaynağı kadrolama çalışmasının iyi yapıldığının ölçüsüdür.
İşletmelerin gelecek programlarını, stratejik plan ve politikalarını, amaç ve hedeflerini hayata geçirebilecek deney,tecrübe ve yeteneğe uygun kadrolara sahip olması ve sürekli yeni kadrolar yetiştirmek ve var olan kadrolarını da geliştirmek görev ve sorumluluklarından doğan bir gerekliliktir.En az bunun kadar önemli ve olmazsa olmazı olan mevcut kadronun doğru,yerinde ve her bir kadronun en verimli olabileceği tarz ve yerde örgütlendirilmelidir.
Kadrolamada Şirket üst yönetiminin doğru anlayış ve bilimsel çizgiye rağmen bu alanda dün de hatalı ve yanlış insan kaynağı seçim,yerleştirme ve görevlendirme yapılabildiği gibi,bu günde gerek kadro seçiminde gerekse yerleştirmede iş standartı, görev ve sorumluluk kriterleri dikkate alınmama gibi yanlışlardan pek kurtulmuş değiliz.Elbette bu alanda da yanlış işlemler ve hata yapmak değil, tekrarında ısrar etmek, alışkanlıklardan vazgeçememek kadrolaşmada en büyük yanlışlıktır.Kadroları güçlü ve her zaman eğitimli, geliştirilmiş insan kaynağı ile donatılması vazgeçilmez prensip olmalıdır.
İlhan TANRIYAR / Proje ve Yönetim Danışmanı
www.ilhantanriyar.com