“İşletmelerde görülen verimsizlik veya düşük verimliliğin sebebi, örgütlenmenin katılığıdır.“
Genel bir tanımlama ile verimlilik, bir üretim ya da hizmet sisteminin ürettiği çıktı ile bu çıktıyı sağlamak için kullanılan girdi arasındaki ilişkidir. Verimliliği “en az sürede en çok işi yapmak ve maksimum faydayı sağlamak” olarak tanımlayabiliriz. Yüksek verimliliğin anlamı, aynı miktar kaynakla daha çok üretmek ya da aynı girdiyle daha çok çıktı elde etmektir. Dolayısıyla, üretilen mal ve hizmetlerin miktar ve kalitesi ile bunları üretmek için kullanılan kaynaklar arasındaki ilişki, verimliliğin temel kavramı olarak kabul edilebilir. Örneğin, bir konuyu öğrenmek için çalışılan zaman, belirli bir yolu katetmek için tüketilen benzin gibi. Hangi ölçütler kullanılırsa kullanılsın, verimin hep yüksek olması istenir. Verimlilik kavramı, iş gücünün, yönetiminin ve çalışma koşullarının kalitesine de bağlıdır. İnsan kaynakları üzerinden verimliliği açıklarsak, bir bireyin veya grubun belirli bir süre içinde gerçekleştirdiği iş miktarıdır. Daha fazla üretkenlik, daha az zaman veya çabayla daha fazlasını tamamlamanız anlamına gelir. Başarıları işin kalitesine, tamamlanan işlerin sayısına veya oluşturulan ürün veya hizmet miktarına göre ölçebilirsiniz. Çalışanların verimliliğine gelince; Bir işletme bünyesinde bulunan çalışanların belirli bir zamanda ne kadar etkili bir şekilde çalıştığını ölçmek demektir.
Verimliliği ifade ederken aynı zamanda aşağıdaki koşulların da sağlanması gerekir: Ürün veya hizmet kalitesinin yükseltilmesi, çevre ve doğanın korunması, çalışanlar için daha iyi yaşam ve çalışma koşulları, tüketicilerin veya işletmelerin ihtiyaçlarını karşılama gibi faktörleri iyi değerlendirmek gerekir. Her işletme kendisini verimlilik merkezi haline getirmeye çalışmalıdır. Böyle bir merkeze sahip olan işletme “doğru olan işleri, doğru biçimde ve ekonomik bir çalışma ile gerçekleşmeyi hedefleyen akılcı bir yaşam biçimi” şeklinde tanımlama yaparak verimliliği bir yaşam felsefesi olarak kabul etmiştir. Dolayısıyla, verimliliğin bir süreç olduğu, belirli bir değere yaklaşıldığında amaca ulaşıldığının varsayılamayacağı bir anlayışla izlenmesi gerekir. Verimlilikte en önemli ilke; doğru ürün veya hizmetin doğru zamanda doğru miktarda en az maliyetle müşteri beklentilerine uygun olarak daha yüksek katma değer sağlayacak biçimde insan kaynaklarını da gözeterek ticari veya iç ve dış çevreye zarar vermeden üretilmesidir.
Bazı işletmelerde görülen düşük verimliliğin sebebi, örgütlenmenin katılığıdır. Bu tür işletmeler pazardaki değişmeleri anlayıp cevap veremez ve emek gücündeki yeni kapasitelerin, teknolojideki yeni gelişmelerin ve diğer dış (çevresel) faktörlerin etkisini fark edemezler. Katı örgütler iyi bir yatay iletişimden çok uzaktır. Bu durum, karar alma sürecini yavaşlatıp verimsizlik ve bürokrasiyi artırarak, esas eylemin gerçekleştirileceği kademede, yetki devrini engeller. Koşulların değişimine ayak uyduramayan yöneticiler değişim yapmak istemediklerinden, hala aynı prosedürleri uygulamaya devam eder. Verimliliği en üst düzeye çıkartmak için, sistem tasarımında, dinamizm ve esneklik sağlanmalıdır. Peki ne yapmalıyız sorusuna gelince, var olan metotların sistematik olarak analizi, gereksiz işlemlerin ortadan kaldırılması ve yapılması gerekli işlerin daha az çaba, zaman ve maliyetle yapılması sağlanarak iş metotları geliştirilebilir. İş etüdü, işletme mühendisliği ve eğitim, iş metotlarını geliştirmenin temel araçlarıdır.
Kusursuz yönetim biçimi yoktur. Etkililik, yöneticinin bir yönetim biçimini ne zaman, nereye, nasıl ve kime uyguladığına bağlıdır. Yönetim biçim ve uygulamaları, örgütsel tasarımı, personel politikasını, iş tasarımını, işlemlerin planlanması ve kontrolünü, bakım ve satın alma politikalarını, sermaye maliyetlerini, sermaye kaynaklarını, bütçe sistemlerini ve maliyet kontrol tekniklerini etkiler. Yönetimin temel amacı ve sorumluluğu, verimliliği artırmak ve bu artışı sürdürmektir. Verimlilik yönetiminin özü, daha yüksek performans için gerekli koşulların sağlanmasıdır.
İş dünyasında verimlilik, yöneticilerin sürekli olarak iyileştirmeye çalışması gereken bir konudur. Can sıkıcı görevler bazen iş hayatındaki verimsizliğin en büyük nedeni olabilir. Durgunluğu ve hatta gerilemeyi fark etmemek, sonuç olarak kârda azalmaya yol açar. Bu açıdan iş verimliliğini artırmanın birçok yolu vardır. Bunun için ise yapmanız gereken ilk şey, sorunları tespit etmek ve ardından çözümleri uygulamaktır. Ayrıca, bu sürekli bir süreçtir ve her zaman iş verimliliğini azaltan nedenleri bulmaya çalışmak gerekir. Çünkü bu nedenler, işletmeyi tehdit eden hasarlara neden olabilir. Bu yüzden sorunlar ne kadar erken tespit edilirse sonuç o kadar iyi olur. İş verimliliğini artırmak için ise şirketin kârlılığının ve rekabet avantajını da artırmaya yönelik stratejiler üzerinde günlük çalışmaların yanı sıra, iş verimliliğine ve kârlılığına katkı sağlamayan faaliyetlerin ortadan kaldırılmasına yönelik çalışmalar yapılması da gerekmektedir. Bunlar, organizasyon içindeki ancak ciddi şekilde dikkati dağıtan ve iş verimliliğini etkileyen faaliyetlerdir.
Sonuç; İşletmelerde, hangi yöntem seçilmiş olursa olsun, özellikle bu yöntemin getireceği yeniliklerden öncelikli olarak etkilenecek olan çalışanların düşünceleri ve beklentileri dikkate alınmadan yapılacak uygulamalarda kalıcı verimlilik artışı sağlanamamaktadır. Yapılacak çalışmalarda, her kademedeki çalışanın katılımının mutlaka sağlanması, gereklidir. Verimlilik sadece üst kademenin kararlar alarak, alınan kararlar doğrultusunda faaliyetler yürütülmesi ile sağlanamaz. Verimlilik, firmanın bütününü kapsar ve sadece tam katılım ile hedeflenen noktaya varılabilir.
Bir sonraki yazımızda verimliliğe etki eden faktörler ve verimliliği artırma yollarından bahsedeceğiz.
Sağlıcakla kalınız....
İlhan TANRIYAR / Proje ve Yönetim Danışmanı
www.ilhantanriyar.com