Özellikle hemen hemen herkes tarafından bilinen ancak uygulamaya alınması konusunda nedense zorlanılan, yönetim bilimci Dr.Edwards Deming tarafından üne kavuşturulan PUKÖ (Planla-Uygula-Kontrol et–Önlem al) döngüsünü hatırlayalım. Bu sürekli iyileştirme döngüsünü hayatımızın her alanında uygulayabileceğimize artık inanıyoruz. Fakat kullanabiliyormuyuz. Gerçekleşmesini istediğimiz her şeyin o kadar çabuk olmasını istiyoruz ki unutmayalım “planlamaya ayrılan on dakika uygulamada bir saat kazandırır” . Çoğu zaman uzun vadeli düşünemiyor anı yaşıyoruz. Hedefleri belli olan insanlar, toplumlar ve bilhassa şirketler bu döngüyü bilinçli bir şekilde kullanabildiklerinde istedikleri yere istedikleri zamanda ulaşabiliyorlar. Hedef koymak sabır gerektirir. Hedefi gerçekleştirmek içinde iyi planlama ve sistem kurmak gerekir. Amaç, ulaşılması istenen hedefe nasıl varılacağını bulmak onu görmek, hissetmek ve bunun içinde planlama yapmaktır. Dolayısıyla hedefler doğrultusunda ve mevcut veriler ışığında geleceğe sistemli bir şekilde yön vermektir.
Genelde olduğu gibi işletmelerde her sürecin, her bölümün ana sisteme dayanan alt sistemleri, metodları olmalıdır.Her işletmede uygulanan kurallar vardır. Bunlar kurumsal olmayan şirketlerde yazılı değildir. Bu kurallar yazılı hale getirildikleri zaman prosedür haline gelir. Bu prosedürler zamanla geliştikçe işletmede bir sistem oluşturur. Prosedürlerin yazılması için ihtiyaç doğması gerekir. Zaten her departmanda yapılması kaçınılmaz işler vardır. Pazarlama departmanında bir hizmetin, ürünün, tanıtımı, satışı gibi süreçleri, kayıtları vs gibi. Bunların dışında daha ileriye gidilebilmesi için kuralların bir sistematiğe bağlanması için ihtiyaç analizi yapılır. Şirket çalışanlarının deneyimleri neticesinde toplantılarla veya departman yöneticisinin çalışmaları ile bu prosedürler geliştirilir. Bu prosedürler şirketin büyümesine, profesyonelleşmesine yani kurumsallaşmasına yardım eder. Eksik kadroların tamamlanmasıyla prosedürler yerleşir. İşlemlerin sistematiğe bağlanması aynı zamanda özellikle pazarlama departmanında şeffaflığa imkan verir. İşletmenin sürekliliğine katkı sağlar. Kişiler değiştiği takdirde bile sistem yürür, bu da işlerin aksamamasına sebep olur.
ANA AMACA ODAKLANMAK; İyi bir sistem için öncelik, ana amaca odaklanmaktır. Ne yazık ki, pek çoğumuz bunu yanlış yapıyoruz. Yanlış bir ana amaç üzerine sistem kurduğunuzda elde edeceğiniz kazanımlar hiç de beklediğiniz gibi olmayacak. Bu bakımdan öncelikle “büyük resme” odaklanalım. Ana amacınız nedir? Ve nasıl tanımladığınıza bir bakın. Bunu çok iyi ortaya koyup şirketinize benimsetmeniz gerekir.
Hiç bir işletmenin amacı para kazanmak, ya da müşteri memnun etmek, ya da stokları saymak değildir. Bunlar hedefe ulaşabilmek için geçilen süreçler veya kullanılan stratejilerdir. Önemsiz değiller, ama ana amaç bunlar değil. Tıpkı bir insanın nefes almadan yaşayamayacağı halde nefes almak gibi bir ana amacının olmaması gibi. Ama bunlar öyle süreçler ya da stratejilerdir ki, hatalı yaptığınızda, artık ana amaç diye bir şey kalmaz. Ama bunlar öyle süreçler ya da stratejilerdir ki, hatalı yaptığınızda, artık ana amaç diye bir şey kalmaz. Burada önemli olan şey; ana amaca ulaşmak için ve ona odaklanarak süreçleri ele almaktır. Bir kere bu düşünce şeklini oturttuğunuzda işler kolaylaşacaktır.
SÜREÇLERİ TANIMLAMAK VE İYİLEŞTİRMEK; Modern iş dünyasında temel olan şey şudur. Inovasyon ve pazarlama dışında her şey giderdir. (satışın kendisi dahil).Sorun; bizim değişimi yakalamakta gecikmemiz. Ve giderler kontrol altında tutulmalıdır. Süreçler, yani işin başından sonuna kadar yapılan tüm eylemler açık şekilde tanımlanmalıdır. Süreç o kadar net tanımlanmış olmalı ki, kişilerden bağımsız şekilde her zaman aynı sonuç elde edilsin. Pazarlamada Etkili sunum ve tanıtım gibi .Bu süreç günün ticari gelişmelerine paralel revize edilmelidir. Eğer böyle olmazsa ne olur? Yapılan işten elde edilecek sonuç kişilere göre farklılık gösterir. Bu durumda da ne maliyet, ne memnuniyet istikrarı sağlanır. En iyisi ana işin başından sonuna dek yapılan tüm işleri birbirlerine bağımlılıklarını da dikkate alarak kağıda dökün. Bunların herbirinin hangi kaynaklar kullanılarak nasıl yapılacağını yazılı hale getirin ve denetleyin.İşinizi geliştirmek için ayırdığınız zamanlarda da bu süreçleri teker teker ele alıp, nasıl daha sadeleştirebileceğinizi, hatta nasıl ortadan kaldırabileceğinizi düşünün. Değişiklik yaptığınızda süreci yeniden tanımlayıp ilgililere eğitim verin.Böylelikle teknisyen rolünden sıyrılma fırsatı yakalamış olacaksınız. Çünkü çalışanlarınız işi tam da sizin yaptığınız gibi yapacak. Yetişen elemanların işten ayrılmalarından endişe etmenize gerek kalmayacak, çünkü yeni gelenler de aynı işi aynı şekilde yapacak. Bu sayede nihayetsiz büyüme potansiyeli olan, risksiz ve stressiz bir iş sahibi olacaksınız. İyi tanımlanmış ve planlanmış süreçlerin size sunacağı bir diğer avantaj da daha az kalifiye elemanlarla çalışabilme fırsatıdır. Bu da maliyetlerinizi aşağı çekmenize yarar. Süreçlerin tanımlanmasının ve gözden geçirilmesinin zaman alan, yoğun çaba gerektiren bir iş olması. Ve elbette eğer yürüyen bir işletmede yapacaksanız, çalışanların göstereceği dirençten de çekiniyor olmalısınız. Ama yapmalısınız, hem de hiç vakit kaybetmeden yapmalısınız. Ya siz süreçleri yöneteceksiniz, ya da süreçler sizi. Karar sizin.
VERİ TOPLAYIP İŞLEMEK; İyi bir sistem için gereken son şey de veri toplamak ve bunları işlemek. Ne tür veri? Her tür veri. Yeter ki işleyebilelim. Örneğin müşteri memnuniyeti ile ilgili veri. Ya da ürün veya hizmetimizin nasıl algılandığı ile ilgili veri. Ya da müşterilerimizin demografik dağılımları. Ya da rakiplerimizin stratejileri. Ya da kampanya geri dönüş verisi. Ya da stok verisi. Ya da stok değer verisi, stok dönüş hızı, atıl stoklar, verilmesi gereken siparişler. Teslim edilecek siparişler. Ya da tahsilatlar, ödemeler. Ya da arıza yapan ürünler. Ya da şirkette kullanılan ve/veya satılan her şey ile ilgili anlam taşıyan veriler.
Dışarıdan elde edilen genel verileri yabana atmamak gerek. Pazarlama kararlarında önemli rol oynarlar. Bunların bazıları kamu ya da sivil toplum örgütleri tarafından oluşturulduğu için kolayca erişebilirsiniz. Bazıları için ise bedel ödemeniz gerekebilir. Yeterince veri bulamıyorsanız satın almayı, ya da bir araştırma şirketini kullanmayı düşünmeniz uygun olur.
SONUÇ; Elbetteki bu konularda sayfalar, hatta kitaplar dolusu yazılar yazılabilir ve detaylara girilebilir.İşimizi basitleştirmeye ihtiyacımız var. Sistemlerimizi nasıl kurmamız gerektiğini bu bakış açısı ile ele aldığımızda reçete şu şekilde çıkıyor.
İlhan TANRIYAR / Proje ve Yönetim Danışmanı
www.ilhantanriyar.com