“ Değişim en başta zordur, ortalara doğru dağınıktır, sonunda ise harikadır" … Değişimi yönetmek güç, direnmekse imkânsız… Bu yolculuğun kazananları ise stratejiyi doğru çizip, rotayı belirleyenler, zorluklara "kararlılıkla” göğüs gerenler ve asla vazgeçmeyenler!..
Değişim yönetimi, en yalın tanımıyla değişimi yönetme sanatıdır. Diğer bir ifade ile değişim yönetimi organizasyondaki değişim alanını planlanmak, uygun bir strateji geliştirmek ve değişimi sistematik bir model çerçevesinde uygulamaya geçirmektir. Bu açıdan değişimin amacı, organizasyonu daha etkin, daha rekabet edebilir ve performansı daha yüksek bir konuma dönüştürmektir.
Rekabetçi küresel pazarda şirketler için sürdürülebilir başarının anahtarı değişimdir. Şirketler, hızla değişen koşullar altında, rekabet avantajlarını sürdürebilmek için değişimi kucaklamaya ve direnç eğrisinin önünde durmaya çalışır, ancak bunu yapmak o kadar kolay değildir. Şirketlerde uygulanan değişim programlarının % 70'i başarısızlıkla sonuçlanır, çünkü değişim, ön şart olarak algıların, davranışların, kurum kültürünün ve değerlerin adaptasyonunu gerektirir. Değişimin önündeki engeller genellikle elle tutulamayan, gözle görülemeyen bu durumlardır
Günümüzde organizasyonlar değişim konusunda geleneksel yaklaşımlarını değiştirmeye yönelmektedirler. İşletmeler klasik modellerin dışında değişimi küçük parçalara ayırmak ve sonra bu parçaları yönetmek yerine dinamik bir değişim anlayışını benimsemektedirler. Değişim yönetiminde yöneticiler artık değişim çabasının tüm parçalarını bir bütün olarak ve dengeli bir şekilde koordine etmek durumundadırlar. Değişim yönetimi, bu açıdan organizasyonların ve çalışanların üretkenlik ve piyasa liderliği gibi performans hedeflerine hızlı ve etkin şekilde cevap verebilmesine imkan sağlayan yeni bir disiplindir. Bu süreç doğru değişim stratejileri, uygulama modelleri ve süreçleri ile organizasyon yapıları, örgüt kültürü, yetkinlikleri ve çalışanların geliştirilmesiyle değişim hedeflerine ulaşılmasını ve bu hedeflerin sürdürülebilmesini kapsar.
Değişim yönetimindeki temel prensip organizasyonun amaç ve stratejik hedefleri ve beklentileri gözden geçirmesi ve yenilemesidir. Amaçlar ve alt hedefleri tanımladıktan sonra, değişimin hangi nedenlerle gerçekleştirilmek istendiği tespit edilmelidir.
“Değişim en başta zordur, ortalara doğru dağınıktır, sonunda ise harikadır" Değişimi yönetmek güç, direnmekse imkânsız. Bu yolculuğun kazananları ise stratejiyi doğru çizip, rotayı belirleyenler, zorluklara "kararlılıkla” göğüs gerenler ve asla vazgeçmeyenlerdir. Değişim kaçınılmaz ise, doğru olan değişimden yararlanmaktır.
Değişimde "ne" sorusu hedef belirlemeyi ve nereye hangi amaçla ulaşılmak istediğini tanımlamaktadır. Ulaşılmak istenilen sonuçlar nelerdir? Öncelikli olarak hangi değişimler gerekmektedir? Başarı göstergeleri nelerdir? Hangi standartların uygulanması gerekmektedir? Hangi performans kriterleri tercih edilmektedir? Değişim probleminde cevaplandırılması gerekli bir diğer soru "nasıl" sorusudur. Nasıl sorusu insanları daha açık davranmaya, daha fazla düşünmeye ve daha üretken olmaya yöneltmektedir. Acaba insan kaynaklan departmanında kendi kendini yöneten takımlar nasıl uygulamaya geçirilebilir? Pazarlama departmanında mevcut sistemden daha iyi sisteme nasıl geçilebilir? Organizasyonda teknolojik yeniliğe nasıl gidilebilir? Organizasyon daha rekabetçi, daha yenilikçi ve daha üretken bir konuma nasıl getirilebilir?
Değişim sürecinin etkinliğini analiz etmede özellikle şu sorulara cevap aranmalıdır: "Üst yönetim çalışanlarla her seviyede iletişim kurmaya çalışmakta mıdır?" "Üst yönetim çalışanları ortak hedeflere yönlendirmede yeterince motive edici midir?" "Çalışanlar organizasyonun yönetim takımına güvenmekte midir?" "Organizasyonun amaç ve stratejisi ile ulaşmak istediği hedef çalışanlar tarafından yeterince benimsetilmiş midir?" Strateji çalışanlarca algılanabilmekte midir?" Değişimi tanımlamak ve uygulamaya geçirmek bir organizasyondaki herkesin sorumluluğu olmakla birlikte her organizasyon değişimin sistemli ve etkin bir şekilde yürütülebilmesi için liderlik ihtiyacı duyar.
Değişim yönetiminde değişim adımları;
1-Pazarlama; Yeni piyasalar oluşturulması konusunda daha fazla çaba sarf edilmeli, daha fazla Pazar kapmak ve daha fazla reklam yapmak yerine organizasyon için en uygun Pazar alanlarında yer kapmalı ve bu alanlarda gelişme sağlamalı
2- Uluslararası ticaret; Yeni oluşan pazarlar ile iş birliği yapılmalı
3- Satış ve Hizmet; Kalite ve müşteri ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılamalı, gelişmelerden yararlanmalı.
4- Yenilik; Ar-Ge bölümlerin dışında en küçük birimlerde bile yeni fikirlerden ve müşteriye yönelik her türlü tekliflerden istifade edilmeli
5- Yapı; Eski hiyerarşik organizasyon yapı yerine çalışanlar arasında duvarları kaldıran bir yapı oluşturulmalı, Yöneticiler çalışanlara emir verenler değil, birlikte çalışan ve işin kolay yapılmasına destek olan kişiler olarak algılanmalı,
6- Liderlik; Değişimden yana ve vizyonu olan, ortak değerlerin önemini kavrayan bir lider anlayışı kurumsallaştırılmalı
7- Yönetim enformasyonu; Organizasyonda tüm birimlerde yönetim enformasyon sistemlerinin uygulanması sağlanmalı,enformasyonun merkezde toplanması ve değerlendirilmesi uygulamasına son verilmeli
İnsan Kaynakları Yönetiminin Yeni Görev Alanı; Değişim yönetimi, organizasyonun değişime hazırlığını ölçen, çalışanların değişime direnişlerini ortadan kaldıran ve değişim girişimlerinin sonuçlarını değerlendiren bir süreçtir. İnsan kaynaklan uzmanları günümüzde bu konuyu küçülme, yeniden yapılanma ve değişim mühendisliği kavramları çerçevesinde ele almaktadırlar. Değişim yönetimi çok hassas dengeler üzerine kuruludur. Bunu sağlamak, bir bakıma değişim çabasını yöneten insanlarla yeni stratejileri uygulamaları beklenen insanlar arasındaki iletişimi yönetmektir. Değişimin insan boyutunu yönetmek değişim sürecinde insan kaynakları yönetiminin görev alanını tanımlamaktadır. Bu, belki de değişimin en önemli ve en kritik boyutudur. İnsan kaynakları yönetiminin değişim sürecinde ortaya çıkan çatışmaların önlenmesi ve çatışmaların yol açtığı örgütsel sorunların ortadan kaldırılması gibi önemli bir görev alanı da vardır. Değişim çabaları, üst yönetim tarafından tek taraflı olarak planlanmakta ve uygulamaya geçirilmeye çalışılmakta ve ancak bu aşamada çalışanlara bildirilmektedir. Bu yaklaşım çoğunlukla geleneksel yönetim modellerinin bir uzantısı olarak ortaya çıkmaktadır. Çünkü değişimi kaçınılmaz bir süreç olarak gören organizasyonların çoğu değişimi yönetmede insan kaynaklan yönetimine etkin bir görev vermemektedir. Bu, değişim girişimlerinde başarısızlıkların en önemli nedeni olarak görülmelidir.
Değişimin Özü İnsandır. Değişim yönetiminin en önemli boyutu insan faktörü yani işletmede çalışanın değişimi algılama biçimi ve bu değişime göstereceği tepkinin niteliğiyle ilgilidir. Özellikle organizasyondaki tüm alt yapıların değiştirilmesine rağmen çalışanların değişimi benimseyemedikleri zaman bu değişim aksiyonu başarısız kalmaya mahkûm olacaktır. Bu açıdan insan kaynakları yönetiminin değişim sürecinde oldukça kritik bir rol üstleneceği açıktır. Bazı araştırmacılar bu nedenlerle değişim yönetiminin başlıca sorumlusunun insan kaynakları direktörü olması gerektiğini savunmaktadırlar. Kurumsal işletmeler, değişimi sürekli kılmak için insan merkezli bir modeli esas almaktadır. Bu amaçla liderlik, müşteri odaklılık, kaliteye bağlılık, çalışanların yetkilendirilmesi ve eğitim gibi örgütsel uygulamalar ön plana çıkmaktadır. İnsani yetkinlikler değişim sürecinin ayrılmaz bir bütünüdür. Organizasyondaki insanlar yetenek, kabiliyet, yetkinlik, bilgi düzeyi, farklı kişilik ve sosyal özellikleri ile organizasyonun rengini belirlerler.
Değişim Sürecinde İnsan Kaynakları Yönetiminin Rolü;
a) Değişim Stratejisini Oluşturmak ve Rehberlik Sağlamak; İnsan kaynakları yönetimi şirketin vizyonuna ve stratejisine uygun bir değişim programı oluşturmalı ve şirketteki herkesin bunu benimsemesini sağlamalıdır. Organizasyonda beyin fırtınaları, seminer vb. araçlar yardımıyla tartışma gündemi hazırlamalı ve şirketin vizyonu ve rekabet konumu çalışanlara benimsetilmelidir. Böylece birey ve takım çalışmalarını şirketin yeni stratejisine uygun olarak düzenlenmek mümkün olabilir.
b) Organizasyonda İletişim Kanallarını Güçlendirmek; Örgüt içinde iletişim kanallarını açık tutmak ve sürekli güçlendirmek değişime dönük tepkileri, ortaya çıkan sorunları ve çözüm önerilerini daha kolay geliştirmeyi sağlayacaktır. Şirketin departmanları arasındaki iletişimi geliştirmek bu nedenle insan kaynaklarının en önemli görevidir.
c) Uygun Kaynakları Sağlamak; İnsan kaynaklan yönetimi değişim sürecinde gerekli kaynakları sağlamalı ve ihtiyaç duyulmayan projelere de son vererek tasarruf yaratmalıdır. İnsan kaynakları yönetimi bunu gerçekleştirebilmek için liderlik konumunu açık biçimde ortaya koymalıdır.
d) Projeleri Eşgüdümlü Hale Getirmek ve İlişkilendirmek; Şirketin daha hızlı değişim programlarına geçmesiyle görev birimleri, takımlar ve projeler çoğalır. Bu durum bir yandan karmaşa ve otorite boşluğu meydana getirecek, diğer yandan kaynak israfına neden olabilecektir. Bunu önlemek için insan kaynakları yönetim departmanı değişim projeleri arasında eşgüdümlü çalışmak ve aralarındaki ilişkiyi açık biçimde ortaya koymak durumundadır.
e) Birlikte Olmak İçin Ortak Fırsatlar Sağlamak; Değişim yönetiminin en kritik unsuru herkesi bu sürece katmak ve yetkilendirmektir. İnsan kaynakları yönetimi bu amaçla şirketteki herkesi doğru kararları verecek ve doğru eylemi yapacak biçimde bilgilendirmeli ve eğitmelidir.
f) Sorun Alanlarını tespit ve Çözümler Üretmek; Rehber, iletişim ve değişim takımlarının yönetiminde insan kaynakları departmanının temsil edilmesinin bir nedeni vardır. Çünkü değişimin merkezinde insan vardır. Örneğin kademe sayısını azaltmak, iş tanımlarını analiz etmek ve değişim sürecini yönlendirmek insanla ilgili konuları kapsar. İnsan kaynakları yönetimi bu açıdan değişimin en kritik görevini üstlenmektedir.
g) Değişim Liderlerini ortaya çıkarmak; Şirket içinde değişimi sürekli kılmak değişimi yeterince benimsemiş ve bunu bir görev felsefesi haline getirmiş liderlere bağlıdır. Bu liderleri ortaya insan kaynaklarının görevidir. Liderliğin değişim sürecindeki temel işlevi değişim sinerjisini hareket geçirmektir. Bu sinerji hem organizasyon içindeki üretken düşünceyi ortaya çıkarmak için bir zemin sağlayacaktır hem de şirketin rekabet yetkinliğini güçlendirecektir.
Yenilik ihtiyacı aslında bu gün en çok dile getirilen işletmecilik fonksiyonu haline gelmiştir. Yenilik yapmanın ve sürekli değişen çevre şartlarına göre davranmanın gerekliliği değişim yönetimini yeni bir mesleki formasyon olarak ortaya çıkarmıştır.
Sonuç olarak, değişim yönetimi modern insan kaynakları yönetiminin yeni görev alanını tanımlamaktadır. Böylece insan kaynakları yönetimi örgütsel rekabet yetkinliğine katkıda bulunmayan klasik fonksiyonlar dışında işletmenin rekabet gücünü geliştirmeye ve örgütsel strateji ile ilişki içinde bulunan alanlarda sorumluluk üstlenmeye yönelmektedir. 21. Yüzyıl, işletmeler açısından değişim alanının genişlediği ve rekabet edebilirlilik açısından değişime çabuk ve etkin uyum göstermenin ön plana çıktığı bir çağı simgelemektedir.
İlhan TANRIYAR / Proje ve Yönetim Danışmanı
www.ilhantanriyar.com